Comment comparer les réponses aux appels d'offres ?

Faire le choix d’un prestataire d’externalisation commerciale n’est pas une étape évidente. Voici nos conseils pour comparer les réponses à votre appel d’offres et opter pour le bon prestataire.

Choisir un prestataire en externalisation commerciale peut s’avérer difficile face à la multiplicité des options qui s’offrent à vous. Pour simplifier ce choix, il est donc conseillé de réaliser un appel d’offres. C’est un des moyens les plus sûrs pour trouver et sélectionner l’agence qui saura répondre à vos attentes et vous accompagnera dans votre projet. Pour ce faire, il est alors nécessaire de comparer les différentes réponses reçues suite à l’appel d’offres.

Avant d’évaluer chaque proposition, il est nécessaire de bien redéfinir vos besoins et vos objectifs afin de les avoir bien en tête lors de la sélection. Il faut également vous appuyer sur divers critères.

Dans ce dernier chapitre, nous vous aiguillons sur la marche à suivre et les critères à prendre en compte. Vous retrouverez aussi une méthode simple pour faire ressortir le meilleur choix pour votre entreprise !

Les étapes de sélection

Ça y est, vous venez de recevoir les retours des prestataires démarchés suite à votre appel d’offres pour externaliser votre force de vente. Il est maintenant temps de les départager et d’effectuer une sélection pour n’en garder qu’un seul. Pour ce faire, voici les différentes étapes à suivre pour effectuer le bon choix !

Mettre au clair vos besoins

En premier lieu, il est primordial de reprendre vos besoins et vos objectifs énoncés dans l’appel d’offres. Ils déterminent les contours du projet et vont vous aider à juger si votre futur partenaire remplit bien vos attentes.

Il faut alors vous réapproprier, point par point, les éléments constitutifs suivants (liste non exhaustive) :

• Avez-vous un besoin structurel ou ponctuel ?
• Quelle(s) missions souhaitez-vous externaliser ? Est-ce la promotion des ventes, le merchandising, les animations ponctuelles… ?
• Quel(s) circuit(s) / marché(s) voulez-vous intégrer ?
• Votre produit a-t-il une saisonnalité ?
• Existe-t-il une régionalité de la force de vente ?
• Quels sont vos besoins en matière de commerciaux ? Quel nombre estimez-vous nécessaire pour constituer votre force de vente ?

Une fois que vous avez précisément vos besoins en tête, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Passer en revue les réponses à l’appel d’offres

Étudier des propositions de prestataires demande une bonne organisation et une certaine minutie pour vous y retrouver !

Dans un premier temps, rassemblez toutes les réponses reçues dans un dossier afin de les stocker jusqu’à leur lecture. Prévoyez plusieurs heures dans votre agenda pour pouvoir les analyser. Selon le nombre de retours reçus et l’ampleur du projet, cela peut vous bloquer ½ journée, voire plus. C’est un élément à prendre en considération.

Ensuite, vous pouvez choisir de les étudier par voie dématérialisée ou de les imprimer, si vous êtes plutôt un adepte du papier. Dans tous les cas, prévoyez un stylo ou un surligneur virtuel, vous aurez sûrement besoin d’effectuer des annotations. En effet, à la lecture des propositions, vous pouvez avoir de nombreuses questions qui vous viennent à l’esprit ou des points d’interrogation à creuser avec votre futur partenaire. Notez-les directement pour pouvoir les affiner avec le prestataire par la suite.

S’appuyer sur un tableau de comparaison

Afin d’évaluer la pertinence du prestataire par rapport à vos attentes, il est utile d’avoir recours à un tableau de comparaison des offres reçues. Celui-ci permet de déterminer l’ensemble des critères indispensables à l’évaluation, de les pondérer par rapport aux autres, de comparer de manière objective les propositions, d’attribuer une note globale à chaque réponse et enfin de choisir.

Pour l’établir, rien de plus simple. Commencez par dresser la liste des critères qui vous servira à examiner les offres (nous vous les détaillerons dans la suite de cet article). Puis, déterminez les coefficients de pondération et le type d’échelle à utiliser. Vous pouvez choisir une notation entre 0 et 5 ou 0 et 10. 0 correspondant à un critère qui n’est pas rempli et 5 à un critère qui est totalement comblé par le prestataire.

Attribuez-leur une note lors de votre lecture. Certains peuvent être rédhibitoires s’ils ne sont pas satisfaits. Si c’est le cas, mentionnez-le dans le tableau. Tout au long de votre notation, essayez de rester objectif et neutre. Il est d’ailleurs préférable de ne pas commencer par le critère coût, qui peut influencer inconsciemment votre évaluation et votre décision.

En plus de faire ressortir les prestataires qui répondent le mieux à vos besoins, cette grille d’évaluation permet de vous assurer qu’ils ont été choisis par rapport à des critères pertinents, tangibles et incontestables.

Comprendre le mode de tarification des prestataires

Bien évidemment, le budget est un élément décisif, mais il ne doit pas entrer en compte dès le départ. Il vient comme le dernier critère à évaluer.

Comme vu dans les chapitres précédents, il est essentiel de bien comprendre comment est facturée la prestation et ce qu’elle englobe.

La méthode de tarification influe également sur la motivation et l’implication des commerciaux. En effet, si la rémunération est fixe, la force de vente portera une attention particulière à la satisfaction client, à l’image de marque et sera plus investie dans ses missions. Alors que si la rémunération s’effectue selon des frais variables, notamment des commissions, la prestation sera plus orientée résultats que qualité.

De plus, s’il s’agit de facturation sous forme de commissions, décortiquez le pourcentage demandé et vérifiez si celles-ci sont plafonnées ou non.

Quels sont les critères de sélection importants pour choisir un prestataire d’externalisation commerciale ?

Pour vous aider à faire le bon choix, voici quelques questions à vous poser pour déterminer les critères qu’il vous faut relever :

• Le prestataire maîtrise-t-il votre secteur d’activité ? A-t-il des références dans votre domaine ? Notre conseil : préférez choisir un partenaire expert dans votre secteur d’activité, qui saura utiliser les bons outils et des méthodes de ventes adaptées.
• Le prestataire est-il spécialisé sur des accompagnements longs termes ou plutôt sur des opérations commando ponctuelles ? Vous vous tournerez vers l’une ou l’autre solution selon vos besoins.
• Le prestataire est-il membre ou affilié à un syndicat professionnel (SORAP…) ?
• L’offre répond-elle à vos besoins ? Est-elle personnalisée selon vos attentes et l’appel d’offres ? Si oui, en quoi ? Le prestataire a-t-il effectué une analyse de marché pour disposer de tous les éléments constitutifs pour établir la meilleure proposition pour votre entreprise ?
• Le dispositif est-il ajustable ? Si oui, comment ?
• La force de vente est-elle dédiée à votre marque ou représente-t-elle d’autres entreprises ?
• Comment est mesurée la performance de la force de vente ? Le prestataire prévoit-il des suivis, des reportings ? À quelle fréquence ?
• Quels sont les outils mis à disposition de la force de vente externalisée ? Dispose-t-elle d’un CRM ? Lequel ? N’hésitez pas à demander une démonstration au prestataire pour vous assurer de la pertinence de l’outil par rapport à votre besoin.
• Quel est le processus de recrutement des commerciaux ? Quels profils seront mis à votre disposition ? Comment sont-ils formés ? Quels sont les outils de formation utilisés ?
• Le manager prévoit-il des déplacements sur le terrain ?
• Quel est le type de contrat de travail des commerciaux ? Sont-ils embauchés en CDI, en CDD, en tant qu'indépendants, stagiaires, alternants… ? Cela va conditionner les compétences et l’implication de votre force de vente.
• Quel est le salaire prévu pour les commerciaux ? Est-il fixe ou variable ? Comprend-il des défraiements ? Comme expliqué dans le chapitre précédent, un salaire trop bas risque aussi d’avoir des conséquences sur l’expertise et les compétences des profils recrutés.
• Quelles sont les primes prévues ? Il faut savoir qui le détermine, quels sont leurs montants afin de les intégrer dans votre plan commercial.
• Quel est le type d’organisation relationnelle entre le prestataire et votre entreprise ? Ce point concerne la planification de réunions régulières, les revues d’activité, la remise de comptes-rendus, si vous bénéficiez d’un contact dédié ou non…

Après avoir vérifié et noté ces différents critères, le prestataire qui répond à vos besoins devrait ressortir.

En conclusion

Externaliser votre force de vente est une solution qui vous apporte de nombreux avantages pour votre marque, même si cela peut représenter un certain coût. Mais celui-ci n’a désormais plus de secret pour vous. Vous avez toutes les clés en main pour évaluer les propositions budgétaires des prestataires et trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins.