Les entreprises se tournent de plus en plus vers l’externalisation : que ce soit pour accélérer la croissance, absorber un pic d’activité ou bénéficier d’une expertise spécifique, elles sont, chaque année, plus nombreuses à franchir le pas.
Une démarche pleine de promesses, certes, à condition d’être bien préparé. Car non, l’externalisation ne s’improvise pas. Pour en tirer le meilleur, il vaut mieux avancer méthodiquement, se poser les bonnes questions dès le départ pour éviter les mauvaises surprises et les coûts cachés.
Dans cet article, nous vous proposons, avec les retours d’Upsell spécialiste de la force de vente externalisée, un guide pas à pas. Nous aborderons les bons réflexes à adopter, les erreurs à éviter, et les clés pour faire de votre externalisation un vrai levier de performance.
Pourquoi externaliser une partie de son activité ?
Externaliser n’est pas magique : tout ne se fait pas seul. Ce n’est pas juste confier tout le boulot à un prestataire en croisant les doigts pour que votre business décolle tout seul. C’est un vrai levier pour faire grandir votre entreprise, à condition de bien savoir pourquoi vous le faites.
Réduire les coûts tout en maintenant la qualité de service
Souvent, quand on pense à l’externalisation, c’est d’abord pour alléger la facture. Et c’est vrai, confier une activité à un prestataire peut coûter moins cher que de la gérer en interne. Mais attention : ce n’est pas systématique. Ce n’est pas non plus faire une économie au rabais, au détriment de la qualité de service.
En travaillant avec des experts du domaine, vous bénéficiez d’un vrai savoir-faire et de compétences spécifiques, le tout sans avoir à supporter les coûts fixes liés à un salarié (recrutement, formation, congés, matériel…).
Par exemple, plutôt que d’embaucher un commercial junior à former et manager, vous pouvez confier votre développement commercial à une équipe d’experts qui connaît déjà vos cibles et les codes du marché. In fine : plus de contrats signés, et une force de vente opérationnelle sans les contraintes d’une embauche traditionnelle.
Accéder rapidement à une expertise métier ciblée
Externaliser, c’est généralement la solution la plus simple quand on a besoin d’une expertise pointue… et vite. Plutôt que de se lancer dans des process de recrutements longs et complexes, d’intégration et de formation, vous faites appel à des spécialistes déjà opérationnels, qui maîtrisent parfaitement leur métier.
Par exemple, côté ressources humaines, si votre entreprise doit faire face à un audit ou à un pic d’activité important sur la paie en fin d’année, plutôt que de surcharger vos équipes internes ou recruter en urgence, vous pouvez confier cette mission à un prestataire externe. Un expert qui connaît les réglementations par cœur et utilise les outils adaptés, ce qui garantit un traitement rapide, fiable et conforme.
Au final, vous obtenez une solution rapide, sécurisée, souvent plus économique qu’un recrutement classique, tout en évitant les erreurs qui peuvent coûter cher.
Booster la performance globale de votre entreprise
Externaliser, c’est aussi offrir un peu de répit à vos équipes internes. En confiant certaines missions à des spécialistes externes, vous leur permettez de se concentrer sur ce qu’ils maîtrisent, sans perdre de temps sur des tâches chronophages ou en dehors de leur domaine d’expertise.
Plutôt que de demander à vos équipes commerciales, déjà bien chargées, de gérer des opérations complexes, vous faites appel à une force de vente externalisée. Fortes de leur expérience, ces équipes externes connaissent parfaitement les attentes des distributeurs, savent comment présenter vos produits et négocier au mieux. Elles ont aussi la souplesse nécessaire pour ajuster la stratégie selon les retours du terrain.
Résultat ? Un référencement plus rapide et efficace en magasin, une meilleure visibilité pour vos produits, et surtout un vrai coup de boost pour vos ventes.
Gagner en agilité et en capacité d’adaptation
L’un des grands atouts de l’externalisation, c’est sa flexibilité. Votre activité connaît des hauts et des bas ? Le marché évolue vite, et savoir s’adapter rapidement est un avantage. Avec un prestataire externe, vous pouvez facilement ajuster votre dispositif commercial selon les besoins du moment, sans passer par la case recrutement.
Par exemple, en IT, vous pouvez monter en puissance rapidement pour gérer un projet ponctuel sans embaucher de nouveaux développeurs. Côté commercial, vous pouvez adapter simplement la taille de votre force de vente externalisée selon les pics d’activité. Et en logistique, vous pouvez ajuster vos partenaires pour faire face aux variations saisonnières ou à des besoins ponctuels.
Et le meilleur dans tout ça ? Si le projet s’arrête ou que vos besoins changent, vous pouvez facilement mettre fin à la collaboration, sans les contraintes liées à un salarié à gérer ou à licencier.
Quels types d’activités peut-on externaliser efficacement ?
L’externalisation commerciale : booster vos ventes avec une équipe dédiée
Augmenter ses ventes, améliorer son référencement en point de vente, négocier des contrats avec les distributeurs… tout cela demande du temps, des compétences spécifiques et une connaissance fine du terrain. Externaliser votre force de vente, c’est faire appel à des experts qui maîtrisent ces aspects et qui peuvent agir rapidement.
Ces équipes connaissent les bonnes pratiques du secteur, savent comment capter l’attention des acheteurs, et adaptent leur discours selon chaque interlocuteur. Elles permettent de déployer vos produits plus efficacement, d’ouvrir de nouveaux canaux de distribution, et surtout, de générer plus de chiffre d’affaires sans surcharger vos équipes internes.
L’externalisation IT : sécuriser, développer et maintenir vos systèmes
La tech, ce n’est pas toujours votre terrain de jeu ? Pas de souci. Externaliser la gestion IT, c’est s’assurer que vos systèmes tournent sans accroc, avec une sécurité sans faille.
Confier cette mission à des experts, c’est éviter les pannes, anticiper les risques, et bénéficier d’un accompagnement technique pro, jour après jour. Que ce soit pour développer de nouvelles fonctionnalités, gérer les mises à jour, ou surveiller votre infrastructure, l’externalisation vous garantit une tranquillité d’esprit indispensable à la bonne marche de votre entreprise.
L’externalisation RH : simplifier le recrutement, la paie ou l’administration
La gestion des ressources humaines peut vite devenir une source de stress et faire perdre beaucoup de temps : entre les recrutements, la préparation des paies et toute la paperasse administrative, il est facile de se sentir dépassé sans une équipe dédiée. Externaliser ces tâches est un vrai soulagement, surtout en période de forte croissance ou lors d’une grosse phase de recrutement.
En faisant appel à des experts du domaine, vous êtes sûr que tout sera fait rapidement, dans les règles, et surtout sans erreurs qui pourraient coûter cher.
L’externalisation logistique : optimiser les flux et réduire les délais
Confier votre logistique à un spécialiste, c’est la garantie que vos produits arrivent vite à destination, que vos stocks sont bien gérés, et que vos clients bénéficient d’un service irréprochable.
Ces experts savent anticiper vos besoins, organiser les flux efficacement, et optimiser les transports pour limiter les coûts et les délais.
Que ce soit pour préparer les commandes, gérer les retours ou assurer la traçabilité, externaliser la logistique, c’est garantir une chaîne sans accroc, tout en vous laissant le temps de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : développer votre business.
Les étapes pour réussir un projet d’externalisation
Vous avez décidé de vous lancer ? C’est une excellente décision ! Mais pour que votre projet d’externalisation fonctionne vraiment, il vaut mieux suivre une méthode claire et structurée. Chaque étape compte pour assurer le succès de votre démarche.
1. Identifier clairement ce qui peut et doit être externalisé
Avant de déléguer quoi que ce soit, prenez le temps de faire le tri. Demandez-vous : quelles tâches vous prennent du temps sans vraiment apporter de valeur ? Où votre équipe manque-t-elle d’expertise ? Et surtout, quelles missions ne font pas partie de votre cœur de métier ?
Prenons l’exemple de la prospection commerciale : c’est une tâche qui demande rigueur, patience et temps. Externaliser cette activité à une équipe spécialisée permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de libérer vos collaborateurs pour qu’ils se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le suivi client ou la négociation.
Identifier clairement ce qui être externalisé, c’est poser les bases d’une organisation solide et d’un partenariat réussi. Cela évite les malentendus et garantit que vous confiez les bonnes responsabilités aux bons prestataires
2. Choisir un partenaire fiable, compétent et aligné sur vos objectifs
Le choix du prestataire est une étape clé qui peut tout changer. Ne vous laissez pas guider uniquement par le prix le plus bas : la qualité et l’adéquation avec votre expertise sont bien plus importantes. Cherchez un partenaire qui maîtrise votre secteur, qui comprend vos enjeux et qui partage vos valeurs.
Un bon prestataire doit être capable de s’adapter à vos besoins spécifiques, d’avoir de l’expérience sur votre marché, d’être flexible face aux évolutions de votre projet, et de communiquer de façon transparente. C’est ce mélange de compétences, d’écoute et d’agilité qui fera la différence sur le long terme.
3. Rédiger un cahier des charges complet et précis
Pour que votre collaboration démarre sur de bonnes bases, formalisez vos attentes. Définissez clairement vos objectifs, les résultats que vous attendez, ainsi que les indicateurs clés à suivre : Chiffre d’affaires, DN, part de marché, nombre de visites…
Un cahier des charges bien préparé est votre fil conducteur tout au long du projet. Il vous aide à garder le cap, à piloter la prestation avec clarté et à ajuster la stratégie si besoin en cours de route.
4. Mettre en place un pilotage régulier et transparent
Pour que votre collaboration démarre sur de bonnes bases, formalisez vos attentes. Définissez clairement vos objectifs, les résultats que vous attendez, ainsi que les indicateurs clés à suivre : Chiffre d’affaires, DN, part de marché, nombre de visites…
Un cahier des charges bien préparé est votre fil conducteur tout au long du projet. Il vous aide à garder le cap, à piloter la prestation avec clarté et à ajuster la stratégie si besoin en cours de route.
5. Suivre les résultats et ajuster le dispositif au fil de l’eau
Lancer votre projet d’externalisation, c’est bien. Mais ça ne s’arrête pas là. La vraie réussite, c’est de rester attentif à ce qui se passe ensuite. Mesurer régulièrement l’impact des actions mises en place, comparez les résultats et n’hésitez pas à ajuster le tir au fur et à mesure.
Parfois, cela signifie revoir vos priorités, affiner la stratégie ou tester de nouvelles approches. L’externalisation est un processus itératif : plus vous restez flexible et à l’écoute, plus vous mettez de chances de votre côté pour atteindre les meilleures performances.
Les erreurs à éviter pour réussir son projet d’externalisation
L’externalisation a beaucoup d’atouts, mais attention : certains pièges peuvent vite faire dérailler le projet si on fonce tête baissée.
Externaliser sans vision stratégique
Beaucoup d’entreprises se lancent dans l’externalisation simplement pour diminuer les coûts ou alléger la charge interne, sans vraiment réfléchir aux objectifs qu’elles veulent atteindre. Résultat ? Elles se retrouvent avec des prestataires qui font le boulot, mais sans que cela serve un vrai objectif business.
Avant de déléguer une partie de votre activité, prenez le temps de définir pourquoi vous externalisez : est-ce pour gagner en efficacité, accélérer votre croissance, accéder à une expertise précise, ou juste réduire des coûts ?
Une vision claire vous permettra de choisir le bon partenaire, de fixer des attentes précises, et surtout de mesurer les résultats qui comptent vraiment. Sans cette stratégie, l’externalisation risque de devenir une dépense sans retour tangible, voire un frein à votre développement.
Choisir un prestataire uniquement sur le critère du prix
Il est tentant de se laisser séduire par la proposition la moins chère, surtout quand le budget est serré. Mais attention : ce que vous économisez au départ peut rapidement se transformer en coûts cachés.
Un prestataire à prix bas risque de manquer de réactivité, de qualité ou d’expertise. Ce qui peut engendrer des retards, des erreurs, et au final un surcoût en temps et en stress pour rattraper le coup.
Privilégiez plutôt un partenaire capable de comprendre vos besoins, de s’adapter à votre marché, et de vous accompagner durablement. Un bon prestataire, même un peu plus cher, est un investissement rentable : il optimise vos résultats et vous fait gagner en sérénité.
Sous estimer les coûts réels
Quand on parle d’externalisation, on pense souvent au gain de coûts. Mais attention à ne pas oublier tous les frais cachés : intégration, gestion du prestataire, formation initiale, ou encore les outils nécessaires au bon suivi.
Ces dépenses peuvent vite s’accumuler et grignoter votre budget si vous ne les anticipez pas dès le départ. Sans compter le temps que vous devrez consacrer à piloter la collaboration, ajuster les process ou gérer les imprévus.
Pour éviter les mauvaises surprises, établissez un budget complet et réaliste, en prenant en compte tous les aspects liés à l’externalisation. Cela vous permettra de mesurer précisément la rentabilité de votre projet et de garder le contrôle.
Découvrez le guide des coûts réels de l'externalisation commerciale
Négliger la communication avec les équipes internes
Externaliser, ce n’est pas tourner le dos à vos équipes. Au contraire, c’est avec elles que tout se joue. Trop souvent, on oublie de les informer, de les impliquer, et c’est là que les problèmes commencent.
Sans communication claire, place aux malentendus : certains peuvent craindre pour leur poste, se sentir mis à l’écart, ou perdre en motivation. Et si l’externalisation est perçue comme une menace plutôt qu’un soutien, c’est toute la dynamique qui en pâtit.
La solution ? Jouer la carte de la transparence et de la coopération. Organisez des points réguliers, partagez les objectifs, impliquez les équipes dans le suivi… bref, créez des passerelles. C’est en gardant tout le monde dans la boucle que l’externalisation devient un vrai moteur de performance – et non une source de friction.
Ne pas définir d’indicateurs de suivi ni de tableaux de bord
Difficile d’évaluer une mission si on ne sait pas ce qu’on attend, ni comment mesurer les résultats. Lancer un projet d’externalisation sans KPIs, c’est un peu comme prendre la route sans GPS : vous avancez… mais sans vraiment savoir où vous allez, ni à quelle vitesse.
Pour garder le contrôle et une visibilité sur ce qu’il se passe, il est essentiel de définir dès le départ des objectifs précis et mesurables : volume de leads, taux de transformation, délais de traitement, satisfaction client, etc. Ces indicateurs vous serviront de boussole tout au long du partenariat.
Et pour suivre tout ça de manière fluide ? Un tableau de bord clair, partagé régulièrement avec votre prestataire. C’est simple, mais redoutablement efficace pour piloter l’activité, repérer les axes d’amélioration et ajuster la stratégie en temps réel.
Cas client : comment Asahi a multiplié sa croissance par 8 grâce à l’externalisation commerciale
L’industriel japonais Asahi, troisième plus grand brasseur mondial, a choisi d’externaliser sa force de vente pour renforcer sa présence à travers toute la France métropolitaine.
Après le rachat de SAB Miller en 2012, Asahi souhaitait étendre sa distribution en hyper et supermarchés, en complément des commerces de proximité où ses marques étaient déjà bien implantées. Un défi de taille, relevé avec brio par une équipe commerciale externalisée, engagée sur le long terme.
Les résultats parlent d’eux-mêmes :
- +34 % de croissance au premier semestre 2020, soit une progression 8 fois supérieure à celle du marché,
- +6 % de part de marché chez les clients référencés,
- +12 % de distribution numérique (DN).
Grâce à cette externalisation, Asahi a pu accélérer son développement commercial, bénéficier d’une équipe agile et dédiée sur le terrain, et s’adapter rapidement aux besoins du marché, sans alourdir ses équipes internes.
Conclusion : réussir un projet d’externalisation, c’est une question de méthode
L’externalisation peut être un formidable levier de croissance et d’efficacité… à condition d’être bien préparée et pilotée. Ce n’est pas une solution miracle à appliquer à la va-vite, mais un vrai projet qui demande réflexion, choix rigoureux et suivi régulier.
En identifiant clairement vos besoins, en choisissant le bon partenaire, et en suivant vos résultats avec attention, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir.
Avec la bonne méthode, externaliser devient un vrai accélérateur qui libère vos équipes, optimise vos ressources, et booste vos performances. Bref, un coup de pouce précieux pour faire grandir votre business !
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